Voici un acronyme qui vous aidera – enfin je l’espère ;+) – lorsque vous aurez à faire face à trop d’imprévus impactant inévitablement votre emploi du temps, et qui finissent, par effet domino, par tout faire déraper …
Cette astuce – qui n’est pas de moi mais d’une de mes mentors (Emilie, dit “La planificatrice”) – me permet de traiter les imprévus d’une façon apaisée et organisée.
Il s’agit de l’acronyme : D-RAP (prononcez le « dérape »).
COMMENT CA MARCHE ?
Lorsqu’un imprévu se présente à vous, vous n’avez qu’à appliquer les solutions D-RAP.
D = DÉLÉGUER 🃏
Est-ce que cette tâche imprévue peut être déléguée à quelqu’un d’autre?
Est-ce que vous êtes l’unique personne qui peut la faire?
Si elle se délègue, vous savez maintenant quoi faire… en déléguant tout de suite ou en la notant sur ton Déchargeur Mental (transmis dans la formation Rester Passionnée et en Santé) pour ne pas l’oublier…
Si elle ne se délègue pas, passez à l’autre lettre.
(Oui, c’est aussi simple que ça!)
R = SE RENSEIGNER* ❓
Quel est le véritable délai de cette tâche ou de cet imprévu ?
Nous pensons souvent à tort que lorsqu’une personne nous demande quelque chose dans l’urgence, nous devons forcément y répondre avec précipitation… mais les urgences des autres ne sont pas les notres !
Donc, prenez l’habitude de demander le véritable délai de ce qui est à faire ? 1 jour ? 1 semaine ? 1 mois ? Car, là encore, la notion de délai est très personnelle…
C’est comme “se lever tôt”… pour certains, ce sera 5h du mat’, d’autres 7h… Donc, se renseigner est une priorité pour discerner et prendre une décision éclairée !
En fonction, vous pouvez donc reporter cet imprévu et, si vous ne le pouvez pas, passez à la prochaine lettre.
A = ANNULER ❌
Je sais… c’est pas toujours facile d’annuler quelque chose de sa to-do liste … mais c’est pourtant la clé de la tranquillité et de l’efficacité ! Donc, annuler une tâche, c’est permis ! C’est difficile et parfois inconfortable à faire au départ, mais je vous assure qu’on s’y habitue.
Alors, posez vous la question : qu’est ce qui est envisageable d’annuler pour avoir le temps de réaliser cet imprévu … et avoir l’esprit tranquille ?
Attention, cette solution pourrait vous causer un soulagement, parce que vous n’aurez plus à sacrifier vos soirées, voire vos nuits pour finir votre looooooonnnnnnnggggggue to-do liste …
Puis passez à la dernière étape ! 😁
P = PLANIFIER 🕥
La dernière solution (et non la moindre!) est de planifier.
⚠ Planifier votre imprévu et, la/les tâches que vous avez du annuler pour faire de la place à la réalisation de l’imprévu.
RÉSUMÉ :
Lorsqu’on passe un imprévu dans le filtre D-RAP, vous l’avez compris : s’il vous est impossible de Déléguer, de Reporter car le délais est trop court ou d’Annuler, il te reste alors qu’une seule option : Planifier.
PSiiiiiiiit : Selon le délai de l’imprévu, choisissez le meilleur moment dans votre journée ou semaine pour planifier ce qui doit être fait.
Gardez en tête qu’un imprévu à délai court ne veut pas automatiquement dire MAIN-TE-NANT.
Vous avez le contrôle et vous pouvez choisir le moment opportun dans la journée pour planifier cette tâche. Car, comme vous l’avez donc compris, un imprévu ne devrait pas automatiquement devenir TA priorité.
Petite astuce : pour retenir cet acronyme, vous pouvez l’écrire et le garder à côté de votre bureau pour gérer les impondérables tranquillement…
Allez petit rappel … D-RAP pour Déléguer, se Renseigner, Annuler et Planifier !
Dites moi en retour de mail si ce nouvel acronyme vous plaît ! Moi, il m’aide régulièrement et ce que je trouve vraiment précieux c’est la 2ème étape : se renseigner pour s’assurer que nous parlons des même délais. Ça permet de se mettre d’accord et d’éviter les confusions ou les bousculades d’emplois du temps alors qu’il n’y a pas de véritable urgence !
Vous essayez et me dites en commentaires ce que vous en pensez ;+)
Isabelle
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*: Pour Emilie (la planificatrice), le R correspond à REPORTER. Pour mieux l’intégrer, je préfère se RENSEIGNER : cela me semble plus judicieux et ne se confonds pas avec la dernière lettre P, qui correspond à PLANIFIER… Mais à vous de choisir ce qui vous parle le mieux 😉