Voici un acronyme qui vous aidera – enfin je l’espère ;+) – lorsque vous aurez à faire face à trop d’imprévus impactant inévitablement votre emploi du temps, et qui finissent, par effet domino, par tout faire déraper …
Cette astuce – qui n’est pas de moi mais d’une de mes mentors (Emilie, dit “La planificatrice”) – me permet de traiter les imprévus d’une façon apaisée et organisée.
Il s’agit de l’acronyme : D-RAP (prononcez le « dérape »).
Catégorie : Gestion du temps
Nous n’avons pas appris à plannifier notre temps.
Nous avons tous et toutes cette tendance à être trop optimistes quand nous organisons nos journées. C’est un biais naturel que les neuroscientifiques ont vérifié.
Avant de me former puis de m’approprier les outils pour qu’ils deviennent créatifs et pas rébarbatifs, si j’estimais qu’une présentation allait me prendre 2h, je bloquais un créneau de 2h dans mon agenda. Ni plus, ni moins.
Mais le moment venu, et après avoir passé mes 2heures à travailler sur ma présentation, je réalisais que cela m’en prendrait au moins le double, parce que j’avais oublié dans mon estimation, de penser au temps pour rassembler des informations, faire des corrections, de la mise en forme…
Résultat, mon planning tombait trop souvent à l’eau et je prenais du retard régulièrement sur mon travail… ce qui fait que j’augmentais mes heures de travail (quand on est à son compte, c’est facile et, c’est un des facteurs qui nous amène vers l’épuisement 😩…)
Cette erreur est fréquente.
Vous la faites même certainement…
Et, elle s’explique par ce biais cognitif connu – l’optimisme – qui nous fait penser que nous sommes toujours en pleine possession de nos moyens – donc toujours productifs et concentrées – corrélé à notre notion du temps faussé…
Ces 2 erreurs expliquent ce à quoi vous assistez dans votre réalité :
- vous avez une charge mentale au taquet et une todolist à rallonge irréalisable !
- vous surchargez votre planning
- vous finissez vos journées déçu.e de vous-même
- vous avez les sentiments d’être improductif.ve, nul.le, pas assez « organisé.e »…
- vous vous accrochez à vos échéances et terminez de travailler bien trop tard (ou trop tôt…)
- et votre moral, et votre énergie, en prend un coup journée, après journée…
Heureusement, il existe une astuce simple pour la corriger.
Toutes les personnes qui l’adoptent parviennent à mieux planifier leurs journées grâce à elle, à condition de l’appliquer jusqu’à ce que cela devienne un automatisme !
Dans son livre La charge mentale des femmes (mais qui sert à tous !), Aurélia Schneider propose cette astuce de gestion du temps, et voici comment procéder :
Étape 1 : Listez vos tâches et à côté de chacune d’entre elles, notez le temps dont vous estimez avoir besoin pour les réaliser.
Prenez cette étape comme un jeu, vous allez de toute façon vous tromper 🙃 ! Plus vous jouerez, plus vous « gagnerez » au jeu de l’estimation de temps 🎲 !
Ex : Préparer une présentation 2h = temps estimé
Faire mon sport 2h = temps estimé
Étape 2 : Chronométrez vos tâches puis notez le temps qu’elles vous ont réellement pris à côté du temps estimé.
Cette étape est FONDAMENTALE pour la suite. Ayez à portée de main un chronomètre (sur votre téléphone, par ex…) et mettez vous un post-it pour penser à le mettre en marche.
Ex : Préparer une présentation (2h / 3h temps réalisé)
Faire mon sport 2h / 3h (je n’avais pas pris en compte le temps de me changer ni le trajet Aller/Retour pour y aller)
Étape 3 : Divisez le temps réellement passé par le temps estimé.
Ex : Préparer une présentation (3/2 = 1,5)
Faire mon sport 2h / 3h (3/2 = 1.5)
Le résultat que vous obtenez s’appelle le Taux de Rendement Synthétique (ou ratio de Fudge).
Grâce à lui, vous saurez combien de temps vous devrez prévoir en plus à partir de maintenant pour accomplir certaines de vos tâches.
Dans les exemples cités ci dessus, vous saurez par exemple que vous devrez prévoir 1,5x plus de temps pour faire vos présentations, et votre sport. Et, dans le tableau ci dessous, vous avez un exemple où la personne a fait une moyenne pour l’appliquer en systématique.
Ce ratio est particulièrement utile pour planifier vos semaines, mais il n’est pas suffisant.
Si vous voulez planifier efficacement, vous devez aussi savoir faire des choix pour prioriser vos tâches, maintenir votre concentration, faire des pauses… tout ça pour rester dans l’efficacité et être satisfait.e à la fin de la journée.
Tous ces détails, nous les voyons dans la formation Sacré temps – 1er module de la formation Restez Passionné.e et en Santé, que vous pouvez découvrir ICI.
C’est grâce à ces mises en action que je ne vis plus ces journées à rallonge où j’ai cette désagréable sensation de ne pas avancer, de m’éparpiller ou de perdre mon temps et de râler sur les autres…. parce que je me sentais débordée, frustrée, et … stressée… ! 😉